आज के डिजिटल युग में Microsoft Excel हर professional, student और business owner की daily life का एक important part बन चुका है। चाहे data entry करनी हो, calculation करनी हो या report तैयार करनी हो — Excel हर जगह काम आता है लेकिन क्या आपने कभी महसूस किया है कि बार-बार mouse से click करके row insert या delete करना time-consuming होता है? अगर हाँ, तो यह article आपके लिए है!
इस लेख में हम detail में जानेंगे How to Insert Row in Excel Shortcut यानी Excel में rows जल्दी और efficiently insert करने का आसान तरीका। साथ ही, हम “How to Delete a Row in Excel Shortcut” पर भी चर्चा करेंगे ताकि आप अपने Excel skills को next level पर ले जा सकें।
Excel में Row Insert करने की जरूरत क्यों पड़ती है?
Excel sheet में काम करते समय कई बार हमें नए data के लिए जगह बनानी पड़ती है। उदाहरण के लिए:
- किसी report में नया entry जोड़ना
- किसी formula के बीच नई calculation add करना
- Table में नए records insert करना
- Data को व्यवस्थित रखने के लिए blank row add करना
ऐसे में अगर आप हर बार mouse से “Right Click → Insert” करते हैं, तो आपका काफी समय waste होता है। इसलिए keyboard shortcut जानना productivity बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका है।
How to Insert Row in Excel Shortcut
1. Keyboard Shortcut Method
Excel में row insert करने का सबसे आसान और तेज़ तरीका keyboard shortcut का use करना है।
Basic Shortcut:
Ctrl + Shift + “+” (Plus sign)
Steps:
- उस row को select करें जिसके ऊपर आप नई row insert करना चाहते हैं।
- Keyboard पर Ctrl + Shift + + दबाएँ।
- तुरंत एक नई row insert हो जाएगी।
Example:
अगर आप Row No. 5 के ऊपर नई row insert करना चाहते हैं, तो पहले Row 5 select करें और shortcut दबाएँ — नई row Row 5 के ऊपर add हो जाएगी।
2. Alternate Shortcut (Using Alt Key)
अगर आप Excel के menu-based shortcut पसंद करते हैं, तो आप इस तरीके का use कर सकते हैं।
Shortcut: Alt + I + R
Steps:
- उस जगह पर cursor रखें जहाँ नई row चाहिए।
- Press करें Alt + I + R
- नई row तुरंत insert हो जाएगी।
यह shortcut Excel के पुराने versions (जैसे Excel 2003, 2007, 2010) में भी perfectly काम करता है।
3. How to Insert Multiple Rows in Excel Shortcut
अगर आपको एक साथ कई rows insert करनी हैं, तो manually बार-बार shortcut दबाने की ज़रूरत नहीं है।
Steps:
- जितनी rows चाहिए, उतनी rows select करें।
(उदाहरण: 3 नई rows चाहिए तो 3 existing rows select करें) - अब Ctrl + Shift + + दबाएँ।
- Excel selected rows की count के बराबर नई rows insert कर देगा।
Pro Tip:
अगर आप Excel Table format में काम कर रहे हैं, तो Table के अंदर row insert करने के लिए Tab key दबाते ही नई row अपने आप जुड़ जाती है।
4. Excel Ribbon Method (Mouse से Row Insert करने का तरीका)
अगर आप beginner हैं और keyboard shortcuts में comfortable नहीं हैं, तो ये manual तरीका आसान रहेगा।
Steps:
- उस row को select करें जिसके ऊपर नई row चाहिए।
- Ribbon में जाएँ → Home Tab → Insert → Insert Sheet Rows पर click करें।
- नई row insert हो जाएगी।
लेकिन यह तरीका थोड़ा slow है। अगर आप regular Excel user हैं, तो shortcut use करना ही best रहेगा।
5. How to Insert Row in Excel Mac Shortcut
अगर आप MacBook या iMac पर Excel use करते हैं, तो shortcut थोड़ा अलग है।
Shortcut for Mac:
⌘ (Command) + Shift + K
Steps:
Row select करें।
Press करें Command + Shift + K
नई row insert हो जाएगी।
Bonus Tips: Excel Row Insert करते समय ध्यान देने योग्य बातें
- Merged Cells में सावधानी:
अगर आपकी sheet में merged cells हैं, तो row insert करने से alignment बिगड़ सकता है। पहले unmerge करके insert करें। - Formulas Update:
जब आप row insert करते हैं, तो Excel automatic formula ranges को adjust करता है, लेकिन manual check ज़रूर करें। - Formatting Maintain करें:
नई row insert करने के बाद Format Painter या “Insert Options” से format copy करें ताकि design uniform रहे। - Shortcut Practice करें:
हर दिन 5-10 बार shortcut use करने की habit डालें — जल्द ही यह आदत में बदल जाएगा।
How to Delete a Row in Excel Shortcut
जैसे row insert करना जरूरी होता है, वैसे ही कभी-कभी किसी गलत entry या खाली row को हटाना भी equally important होता है।
Excel में rows delete करने के भी आसान keyboard shortcuts होते हैं।
1.Basic Shortcut:
Ctrl + – (Minus sign)
Steps:
- उस row को select करें जिसे delete करना है।
- Press करें Ctrl + –
- Selected row तुरंत delete हो जाएगी।
Example:
अगर आप Row No. 8 को हटाना चाहते हैं, तो पहले Row 8 select करें और Ctrl + – दबाएँ। Row तुरंत delete हो जाएगी।
2. Delete Multiple Rows in Excel Shortcut
अगर आपको एक साथ कई rows delete करनी हैं, तो यह तरीका अपनाएँ:
Steps:
- Delete करनी वाली rows select करें।
- Press करें Ctrl + –
- सभी selected rows एक साथ delete हो जाएँगी।
यह तरीका बड़े datasets को साफ़ करने के लिए बहुत उपयोगी है।
3. Alternate Shortcut (Using Alt Key)
अगर आप menu-based shortcut पसंद करते हैं, तो आप यह method use कर सकते हैं:
Shortcut: Alt + H + D + R
Steps:
- Row select करें।
- Press करें Alt + H + D + R
- Selected row delete हो जाएगी।
यह तरीका विशेष रूप से पुराने Excel users के बीच popular है।
4. How to Delete Row in Excel Mac Shortcut
अगर आप Mac user हैं, तो shortcut थोड़ा अलग होगा:
Shortcut: ⌘ (Command) + – (Minus sign)
बस row select करें और ये shortcut दबाएँ — row तुरंत delete हो जाएगी।
5. Right Click Method (Traditional Way)
अगर आप shortcuts में comfortable नहीं हैं, तो यह आसान तरीका है:
- Row number पर right-click करें।
- “Delete” option चुनें।
- Row हट जाएगी।
यह method simple है, लेकिन बार-बार use करने पर समय ज़्यादा लगता है।
6. Advanced: Delete Row with VBA (Macro Method)
अगर आप automation पसंद करते हैं, तो VBA से आप यह काम instant कर सकते हैं।
Sample VBA Code:
Sub DeleteSelectedRow()
Selection.EntireRow.Delete
End Sub
इस macro को आप किसी shortcut key या button से assign कर सकते हैं ताकि एक click में row delete हो जाए।
Common Errors & Troubleshooting (Insert & Delete दोनों के लिए)
| समस्या | कारण | समाधान |
|---|---|---|
| Row insert/delete नहीं हो रहा | Sheet protected है | पहले sheet को Unprotect करें |
| Formula shift हो गया | Manual cell reference | Absolute reference ($A$1) use करें |
| Formatting mismatch | Conditional formatting error | “Format Painter” से ठीक करें |
Extra: Time-Saving Excel Shortcuts for Data Entry
Excel में सिर्फ row insert या delete ही नहीं, बल्कि और भी कई useful shortcuts हैं:
| कार्य | Shortcut |
|---|---|
| Insert Row | Ctrl + Shift + + |
| Delete Row | Ctrl + – |
| Insert Column | Ctrl + Shift + + (Column select करके) |
| Delete Column | Ctrl + – (Column select करके) |
| Entire Row Select | Shift + Space |
| Entire Column Select | Ctrl + Space |
| Copy Row | Ctrl + C |
| Paste Row | Ctrl + V |
Advanced: Insert और Delete Rows Using VBA Automation
अगर आपको बार-बार rows insert या delete करनी पड़ती हैं, तो VBA script से आप automation कर सकते हैं।
Insert Row Macro:
Sub InsertNewRow()
Selection.EntireRow.Insert
End Sub
Delete Row Macro:
Sub DeleteRow()
Selection.EntireRow.Delete
End Sub
दोनों macros को custom shortcut key या Quick Access Toolbar में add कर लें — अब सिर्फ एक click में काम हो जाएगा।
FAQs – How to Insert Row in Excel Shortcut
Q1. क्या Ctrl + Shift + + हर version में काम करता है?
हाँ, यह shortcut सभी versions (Excel 2007 से लेकर Excel 365 तक) में काम करता है।
Q2. क्या Ctrl + – से एक से ज़्यादा rows delete की जा सकती हैं?
हाँ, जितनी rows select होंगी, उतनी rows एक साथ delete हो जाएँगी।
Q3. क्या Excel Online में ये shortcuts काम करते हैं?
हाँ, Excel Online में भी ये shortcuts काम करते हैं, बशर्ते browser shortcuts block न कर रहा हो।
Q4. क्या formatting भी साथ में copy होती है जब row insert करते हैं?
Formatting “Insert Options” से manually choose करनी पड़ती है।
Q5. क्या VBA से automatic row insert और delete दोनों किया जा सकता है?
हाँ, ऊपर बताए गए macros से आप दोनों processes automate कर सकते हैं।
Conclusion
Excel में काम को तेज़ और आसान बनाना आपकी productivity का key factor है।
अगर आप हर बार mouse से click करके row insert या delete कर रहे हैं, तो अब time है shortcuts अपनाने का।
Ctrl + Shift + + (Insert Row) और Ctrl + – (Delete Row) — ये दोनों shortcuts हर Excel user को ज़रूर याद होने चाहिए।
ये न केवल time बचाते हैं बल्कि आपके workflow को भी professional बनाते हैं।
Final Tip:
अगर आप Excel में daily data handle करते हैं, तो “How to Insert Row in Excel Shortcut” और “How to Delete a Row in Excel Shortcut” दोनों सीखें।
इनसे आपकी speed बढ़ेगी, accuracy सुधरेगी, और आप एक Smart Excel User बन जाएँगे।
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